Ile czasu przechowywać różne typy dokumentów?

Ile trzymać rachunki?

Rachunki za prąd i gaz stanowią dokument regularności naszych wpłat. Zwykle zakłady usług komunalnych czy operatorzy sieci telefonicznych nie upominają się o zapłacone rachunki. Może się jednak zdarzyć, że firma została przeniesiona, przesłaliśmy opłatę na niewłaściwe konto lub z opóźnieniem itp. Wówczas firma lub zakład komunalny może zażądać papierów potwierdzających wpłatę.

Na pytanie, ile trzymać rachunki za usługi, prawo udziela odpowiedzi – do 3 lat. Później żaden podmiot nie może się od nas domagać takich dokumentów. Nie powinniśmy się jednak dziwić, że dostarczyciel sygnału telewizyjnego czy Zakład Usług Komunalnych żądają dowodu wpłaty przed upłynięciem tego terminu.

Lepiej archiwizować dokumenty w domu i w razie czego mieć je pod ręką.

Nieco kłopotu jest z określeniem czasu trzymania w domu dokumentów ZUS. Nie ma osobnej ustawy, która by to regulowała. Najlepiej zastosować się do ogólnej ustawy o rachunkowości, która wyznacza okres przechowywania 5 lat. Niektórzy specjaliści radzą przechowywać je jeszcze dłużej. Jednak 5 lat to optymalna granica.

Ile trzymać zeznania podatkowe?

Okres przechowywania dokumentów podatkowych jest jasno określony w prawie. Należy je trzymać 5 lat. Dokumenty rozliczenia podatkowego, znane powszechnie jako PIT-y, to nie jedyne dokumenty podatkowe. Jeżeli mamy jakiekolwiek papiery potwierdzające prawo do ulg (na przykład z zakładu pracy czy z Urzędu Skarbowego), również powinniśmy je archiwizować.

Szczególnie ważne są zeznania podatkowe w przypadku drobnych przedsiębiorców, osób na samozatrudnieniu. Wówczas pracodawca nie ma kopii naszych dokumentów. Dziś coraz więcej osób pracuje w domu. To często wiąże się z własną działalnością. W ich przypadku okres przechowywania dokumentów podatkowych powinien być świętością. Inaczej mogą ich spotkać nieprzyjemności ze strony Urzędu Skarbowego, a nawet kary.

Mężczyzna z dokumentami w biurze
Jak długo przechowywać dokumenty? Wyjaśniamy dla różnych dokumentów

Co zrobić, kiedy zeznania podatkowe uległy zniszczeniu na skutek pożaru, zalania czy z innych przyczyn? Wówczas możemy się zgłosić do Urzędu Skarbowego o kopię. Lepiej jednak unikać takich sytuacji i mieć PIT-y pod ręką w domu. Starsze dokumenty w domu mogą być narażone na działanie insektów. Sprawdź także ten artykuł z poradami, jak pozbyć się rybików.

Czy archiwizować dokumenty zapłaty?

Paragony gwarancyjne

Kolejnym dokumentem, który warto przechowywać, jest gwarancja na zakupiony towar i paragon do niej dołączony. Zwykle paragon jest spięty z umową, ale czasem tylko włożony do jednej teczki. Warto dopilnować, żeby nigdzie nie zaginął.

Jak długo przechowywać dokumenty związane z zakupem towaru na gwarancji? Oczywiście tyle, ile wynosi gwarancja. Tylko w rzadkich przypadkach nieco dłużej. Zachowanie rachunku może się przydać, jeżeli zakupiony towar był szczególnie cenny lub rzadki, albo został zakupiony na koszt firmy.

O tym jak archiwizować dokumenty napiszemy więcej poniżej, jednak warto pamiętać, że paragony szybko blakną. Już po kilku latach z naszego dowodu zakupu może nie być śladu. W każdym razie może być on ciężki do odczytania. Najlepiej więc zaraz po zakupieniu zrobić jego kserokopię.

Jeżeli z jakichś powodów chcemy zachować w domu paragon nie dołączony do gwarancji, to robimy tak samo jak w przypadku tych pierwszych. Kserujemy oryginał i trzymamy oba razem. Ewentualnie możemy trzymać kopię paragonu w formie elektronicznej.

Inne dokumenty

Dla dokumentów takich jak PIT-y czy papiery z ZUS istnieją przepisy regulujące czas przechowywania. Wiemy, ile trzymać rachunki za prąd i wodę. Ale co z innymi dokumentami? Na przykład jak długo przechowywać dokumenty z bankomatu czy umowy z rzemieślnikami? Na to pytanie trzeba sobie odpowiedzieć samemu.

Ilość lat gwarancji na pralkę czy lodówkę jest określona w umowie. Jeżeli podpisujemy umowę o wymianie okien, malowaniu elewacji czy naprawie przewodów elektrycznych, to warto umówić się co do warunków reklamacji. Pomoże to nie tylko ustalić jak długo przechowywać dokumenty tego typu, ale przyda się np. kiedy składamy zeznania podatkowe.

Istnieją przepisy umożliwiające zwrot części kosztów za remont. Trzeba jednak pamiętać, żeby wszystko załatwić zanim będziemy wypełniać PIT-y. W przypadku otrzymania ulgi, przechowywanie tych rachunków trwa tyle ile okres przechowywania dokumentów podatkowych.

Podsumowanie okresu przechowywania poszczególnych papierów

Rodzaj dokumentu

Okres przechowywania

Rachunki za mieszkanie i usługi komunalne

3 lata

Zeznania podatkowe

5 lat

Dokumenty z ZUS

5 lat (lub dłużej)

Sposoby przechowywania dokumentów w domu

Wiemy już, ile trzymać rachunki, dokumenty ZUS i PIT-y. Teraz powiemy kilka słów o sposobie ich przechowywania.

Najlepiej archiwizować dokumenty w przeznaczonych do tego teczkach lub segregatorach. Jeżeli mamy wystarczająco dużo miejsca w domu, to można je trzymać na półce w pokoju. W mniejszych mieszkaniach może to być problem. Nie każdy też uważa segregatory za estetyczne. Dlatego alternatywą jest włożenie ich do szuflady. Jeżeli mamy dokumenty w teczce, to dobrze zapakować je w koszulki. Ułatwi to szukanie właściwego dokumentu i ochroni papiery przed zniszczeniem.

Ustalenie jakiegoś porządku jest podstawą. Trzeba nie tylko powkładać dokumenty do teczek, ale wiedzieć, z której je wyciągnąć w razie czego. Dobrym pomysłem jest zakupienie różnokolorowych teczek czy segregatorów. Będzie można do jednej wrzucić PIT-y, do innej rachunki za mieszkanie. Jeżeli trzymamy w domu paragony i nietypowe dokumenty, to dobrze je dodatkowo opisać np. paragony za zakupy domowe, umowy z rzemieślnikami itp.

Warto archiwizować dokumenty, o których była mowa. Zwykle jednak, jeżeli nie są to pojedyncze rachunki ze sklepu czy ręcznie spisane umowy, to można je odzyskać. W urzędach również archiwizuje się nasze dane. Mimo wszystko załatwianie kopii lub odpisu nie jest niczym przyjemnym. Warto mieć własne oryginały w bezpiecznej szufladzie.

ikona podziel się Przekaż dalej