Niszczarka do papieru to jeden z podstawowych sprzętów w firmie. Pomaga skutecznie i efektywnie pozbyć się dokumentów zawierających dane osobowe. Na rynku można znaleźć wiele niszczarek. Jak jednak wybrać tę, która idealnie sprawdzi się w Twojej firmie? Musisz zwrócić uwagę na kilka istotnych spraw.

Rodzaj niszczonych dokumentów

Musisz się zastanowić, co dokładnie będzie niszczone w Twojej firmie. Czy będą to jedynie dokumenty na pojedynczy kartkach np.: umowy, zaświadczenia, czy faktury? W takiej sytuacji wystarczą najprostsze niszczarki.

Jeżeli jednak w Twojej firmie jest dużo dokumentów, w których są zszywki, czy grube okładki, np. broszury, czy teczki, zwróć uwagę na to, czy wybrany model ma taką opcję. Noże nie powinny zacinać się na metalowych elementach, czy grubszych dokumentach.

W sklepach dostępne są także niszczarki, które radzą sobie z cienkimi, ale twardymi płytami CD.

Dane, które będą niszczone

Niszczarki można podzielić na 7 klas bezpieczeństwa. Każda klasa tnie papier na kawałki o różnej wielkości. Do każdej z klas przyporządkowane są dokumenty o różnym stopniu poufności. Oto klasy dostępnych niszczarek:

• P1 – używana do niszczenia mało ważnych dokumentów, np. materiałów reklamowcy
• P2 – używana do niszczenia korespondencji wewnętrznej, np. polecenia kierownicze
• P3 – używana do niszczenia dokumentów poufnych, np. oferta złożona klientowi
• P4 – używana do niszczenia dokumentów szczególnie poufnych, np. dokumentacja medyczna

Istnieją jeszcze normy P5, P5 I P7, ale te dotyczą informacji tajnych, które są stosowane przez wojsko lub instytucje państwowe.

W każdej klasie niszczarka do dokumentów produkuje ścinki o innym rozmiarze. Im wyższa klasa, tym ścinki są mniejsze. Ma to za zadanie utrudnienie odczytania wrażliwych danych. Coraz popularniejsze są niszczarki o dwóch zestawach noży. Dzięki temu niszczarka tnie papier zarówno w pionie, jak i poziomie.  Dane zawarte w dokumencie są praktycznie niemożliwe do odczytania.

Ilość dokumentów

Każda z niszczarek ma inną pojemność i wielkość ostrzy. To ważna informacja, ponieważ mówi o tym, jak dużo dokumentów na raz jest w stanie zniszczyć urządzenie. W niewielkich firmach, przedsiębiorstwa jedno-lub kilkuosobowych wystarczą najmniejsze niszczarki, które często nawet nie mają kosza na ścinki. Przydadzą się, gdy dokumenty są niszczone rzadko.  Taka niszczarka najczęściej niszczy do 10 stron naraz.

W większych firmach, gdzie regularnie niszczy się dokumenty przydadzą się większe niszczarki. Te najczęściej mają kosze na ścinki, które mogą mieć już pojemność nawet 100 litrów.  Niszczarki tego typu mogą zniszczyć nawet 500 stron naraz.

Produkowane są także duże niszczarki przemysłowe, które mają pojemność nawet 500 litrów. Nie są one jednak stosowane w standardowych przedsiębiorstwach. Służą raczej w firmach, które specjalizują się w niszczeniu wrażliwych danych.

Dodatkowe funkcje

Sprawne niszczenie dokumentów to jednak nie wszystko. Nowoczesne drukarki mają szereg dodatkowych funkcji. Bardzo ważnym dodatkiem jest czujnik podczerwieni. To sprawia, że drukarka wyłącza się w momencie, gdy w pobliżu noży znajduje się dłoń. To pozwala uniknąć groźnych w skutkach wypadków.

Dostępne są także zautomatyzowane niszczarki, które włączają się automatycznie po włożeniu papieru i wyłączają po wykonaniu pracy. To oszczędza energię, ale także ją przyspiesza. Osoba, która korzysta z niszczarki nie musi czekać na zakończenie jej pracy i może zająć się innymi obowiązkami. Gdy niszczarka się wyłączy kolejna osoba może z niej natychmiast skorzystać.